18 Marzo 2020

Cosa abbiamo imparato del lavoro remoto nelle ultime due settimane

Nelle due settimane trascorse da quando il nostro team nello stretto di Puget è passato al lavoro remoto, la lotta contro il COVID-19 si è intensificata. Molte persone in diversi paesi del mondo stanno semplicemente rimanendo a casa. E con gli istituti di istruzione, le chiese, le aziende e gli uffici chiusi, stiamo scoprendo cosa significa davvero restare a casa con le nostre famiglie tutto il tempo, ma continuando a rimanere produttivi e connessi ai nostri team di lavoro. C’è così tanto da imparare. La situazione attuale ha obbligato il mio team a rivalutare ogni aspetto del nostro lavoro, dalla pianificazione delle riunioni ai modi di gestire i nostri team; ho sentito che molti dei nostri clienti stanno facendo lo stesso. Vorrei parlare di alcune delle cose importanti che abbiamo scoperto finora come team completamente remoto. Spero che queste informazioni possano esserti utili anche per la tua esperienza.
Una breve nota prima di andare avanti: usiamo questo spazio per condividere suggerimenti, storie di clienti e informazioni durante la pandemia di COVID-19. Questo post è un aggiornamento in merito a un articolo che abbiamo condiviso la scorsa settimana con suggerimenti dettagliati per passare al lavoro remoto con Microsoft Teams. Abbiamo anche fornito delle indicazioni su come spostare gli eventi live online, con dettagli sull’uso degli strumenti Microsoft e approfondimenti da parte dei nostri leader di eventi presso Microsoft. Inoltre, abbiamo fornito consigli per i reparti IT e i responsabili della sicurezza informatica a livello centrale (CISO) da parte di esperti in questi settori. Continueremo a pubblicare altri contenuti relativi al lavoro remoto qui nei prossimi giorni: ti invitiamo a non perderli. OK, vediamo cosa abbiamo imparato nelle ultime due settimane.
1. Condividere indicazioni sul lavoro da casa

La maggior parte delle organizzazioni dispone di manuali di formazione su come i dipendenti dovrebbero gestire l’ambiente di lavoro. Quando siamo passati al lavoro remoto, abbiamo capito subito che i dipendenti hanno bisogno di indicazioni anche per questo tipo di lavoro. Molti di noi stanno lavorando da remoto per la prima volta, e con pochissimo tempo per prepararci a questo cambiamento. Il nostro team ha delle domande: come si prepara uno spazio dove puoi concentrarti? Come si può rimanere connessi se non ci si può incontrare faccia a faccia? Perché è come se non fosse mai il momento giusto per fare una pausa? Aggiungi la presenza dei figli o di altri familiari a casa (una realtà per molti di noi durante questa epidemia): è inevitabile che alcuni dipendenti abbiano delle difficoltà.
Per trovare una soluzione a tutto questo, la scorsa settimana abbiamo distribuito una guida completa sul lavoro da casa per i dipendenti. Abbiamo pensato che avresti potuto trovarla utile, così abbiamo creato una versione per i clienti come te da condividere con i dipendenti, se necessario. È ricca di suggerimenti concreti su tutto, dalla configurazione delle workstation fisiche e virtuali alle procedure consigliate per comunicare la propria disponibilità ai membri del team.
2. Gestire le riunioni consecutive
In ufficio, tra le riunioni consecutive ci sono delle pause naturali. Pensa alla camminata lungo il corridoio, a quei primi momenti seduto al tavolo mentre aspetti che arrivino tutti e alla normale conversazione tra colleghi che si salutano e fanno il punto della situazione. Non notiamo quasi mai questi attimi di pausa durante la nostra settimana lavorativa. Poi passiamo al lavoro remoto e ci rendiamo subito conto di quanto siano importanti per noi per fare delle pause nel tran-tran tipico di una giornata con più riunioni.
Come puoi assicurarti che tu e il tuo team facciate tutte le riunioni necessarie, ma prendendovi anche delle pause? Stiamo incoraggiando i dipendenti a pianificare le riunioni in modo che finiscano 5 minuti prima dello scadere dell’ora o della mezz’ora esatta. Questa soluzione riduce leggermente il tempo trascorso insieme, ma consente di evitare il potenziale burnout dovuto a riunioni consecutive senza interruzioni.
3. Creare uno spazio in cui le persone possano disconnettersi
Nel lavoro di tutti i giorni, troviamo sempre dei modi per disconnetterci, spesso senza nemmeno dover provare troppo. Preparare la cena per la famiglia, incontrarsi con gli amici in palestra dopo una giornata di lavoro oppure sognare a occhi aperti mentre siamo in autobus: questi sono solo alcuni esempi di ciò che ci aiuta a distrarci dagli eventi della nostra giornata in modo da recuperare le energie per il prossimo. Anche in condizioni ottimali, disconnetterti quando lavori da remoto può essere una sfida. Per aiutare i nostri dipendenti, abbiamo iniziato a offrire sessioni di meditazione virtuali ai quali possono partecipare quando hanno bisogno di un attimo di pausa dal lavoro.
Se scegli di seguire il nostro esempio, ecco alcuni suggerimenti pratici da condividere con i tuoi dipendenti che non hanno mai seguito corsi di meditazione online. Per prima cosa, trova un luogo tranquillo dove non verrai disturbato. Poi disattiva il microfono per consentire agli altri di godersi il silenzio. Infine, usa la fotocamera per guardare il maestro e ricevere indicazioni sulle tecniche di respirazione. Quando ti sentirai pronto, potrai spegnere la fotocamera per concentrarti completamente nel calmare la tua mente.
4. Continuare a promuovere la cultura del team
Dalle riunioni generali al riconoscimento di piccoli traguardi raggiunti, una cultura del team positiva dipende da incontri frequenti. Ora che molti di noi sono passati improvvisamente al lavoro remoto, si è tentati di dedicarsi solo alle cose essenziali, di posticipare gli eventi importanti e i momenti divertenti in team fino a quando non torneremo tutti alla normalità.
Abbiamo scoperto che, se possibile, l’ideale è continuare ad alimentare la cultura del team. È stata pianificata una festa di compleanno per un membro del team? Organizza una riunione di Teams e festeggialo con le GIF di buon compleanno. Si sta progettando una grande conferenza sulle vendite in loco? Inizia a pensare a come potrebbe essere tenuta virtualmente. Se è il momento dell’attività trimestrale di team building fuori sede, non rimandarla. Il team sarà prontissimo a condividere idee e a connettersi. All’inizio, gli incontri che consentono di promuovere la cultura del team potrebbero sembrare difficili da rendere online, ma vale la pena impegnarsi per fare in modo che tutti riescano a connettersi e andare avanti.
5. Esercitarsi nelle capacità di gestione fondamentali
I dipendenti si affidano ai responsabili per le attività di controllo e per il supporto nelle fasi di cambiamento, oltre a mostrare una certa curiosità nell’aiutare a risolvere i problemi e a creare. Mentre il tuo team scopre un modo completamente nuovo di lavorare, affrontando al contempo un’emergenza sanitaria mondiale, ha bisogno del tuo supporto come mai prima d’ora. Ma come puoi gestirlo in modo efficace lavorando a distanza?
Abbiamo condiviso quello che abbiamo imparato sulla gestione da remoto nella guida sul lavoro da casa. Include il rafforzamento dell’inclusione, i controlli frequenti e il supporto dei membri del team per aiutarli a trovare le procedure consigliate più adatte a loro per il lavoro remoto. Ogni dipendente si trova di fronte a sfide uniche e affronta questa situazione in modo diverso. Come responsabile, è importante che provi a comprendere e soddisfare le loro esigenze individuali il più possibile.
Queste lezioni mostrano alcune delle soluzioni che abbiamo adottato dopo due settimane di apprendimento remoto. Pianificare le riunioni, incoraggiare a fare delle pause, gestire i team remoti in modo efficace: sono così tante le cose che stiamo scoprendo di questo nuovo modo di lavorare. Siamo certi che queste lezioni saranno importanti anche in futuro, non solo durante la pandemia di COVID-19, poiché le organizzazioni di tutto il mondo continuano a dare priorità al lavoro remoto. Ma vogliamo conoscere anche l’esperienza vissuta da te e il tuo team. La vostra opinione è importante per noi. Partecipa alla conversazione nella nostra community sul lavoro remoto.
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Source: office365

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